Что же собой представляет тайм-менеджмент в XXI веке? Это – метод рационального распределения времени, который помогает людям организовывать свои усилия так, чтобы минимальные затраты приводили к максимальным результатам.

Система современного тайм-менеджмента

Каждая система обладает своей структурой и правилами функционирования. Тайм-менеджмент, как метод управления личным временем, также включает в себя основные элементы, которые действуют в комплексе. К ним относятся:

- Планирование и постановка целей;
- Определение приоритетов и сроков выполнения задач;
- Анализ временных затрат;
- Составление списков дел;
- Самоорганизация и делегирование обязанностей;
- Исключение ненужных задач.

Практика показывает, что эта система эффективна не только в бизнесе или для повышения личной продуктивности. Она приносит отличные результаты в повседневной жизни. В современных книжных магазинах представлено множество курсов и книг по тайм-менеджменту. Однако в нашей статье мы сосредоточимся на наиболее эффективных методах управления временем. Для этого рассмотрим рекомендации Брайана Трейси, эксперта в области тайм-менеджмента. Трейси исследовал личную эффективность и объездил мир с лекциями на эту тему. Давайте посмотрим, какие советы он предлагает своим ученикам.

Выбор самых ценных и важных задач

Время – это ресурс, который мы не можем ни увеличить, ни уменьшить. Мы можем лишь решать, как использовать те 24 часа, которые у нас есть. Большую часть этого времени необходимо уделять сну и другим жизненно важным делам. Но что делать с оставшимся временем? Как распределить его максимально эффективно? Брайан Трейси предлагает разделить все текущие задачи на четыре категории:

Первая категория – важные и срочные дела. Это задачи, которые требуют немедленного выполнения. Их следует решать в первую очередь, так как их исполнение может иметь значительные последствия.

Вторая категория – важные, но не срочные дела. Эти задачи действительно важны для человека и ориентированы на его будущее, но их можно выполнить позже. В качестве примеров можно назвать встречи с близкими, времяпрепровождение с друзьями или занятия спортом. Если отложить выполнение этих дел и сначала сосредоточиться на рабочих задачах, это позволит освободить время для приятных и важных дел.
 
Третья категория – срочные, но не важные дела. Это различные «необходимости» - такие, как починка сломанных вещей. Хотя эти задачи требуют быстрого выполнения, они не имеют значительного влияния на дальнейшую жизнь.

Четвертая категория – неважные и несрочные дела. Это занятия, которые не столь важны, но на которые хочется потратить время – например, походы по магазинам без необходимости или разговоры со знакомыми. Эти дела можно отложить, чтобы сосредоточиться на более важных и срочных задачах.

«Инструменты» тайм менеджмента

Современное управление временем предлагает множество различных инструментов, которые могут значительно облегчить вашу работу. Под «инструментами» мы подразумеваем не техники и упражнения, а конкретные предметы и вещи. К основным инструментам тайм-менеджмента можно отнести:

·         Тетрадь (блокнот) и ручка (карандаш). Не зря говорят, что если вы хотите что-то запомнить, лучше записать это. Письменные принадлежности помогают не только лучше запоминать информацию, но и более эффективно решать задачи. В некоторых случаях письменная форма может оказаться более полезной для решения сложных вопросов. Однако у этих канцелярских принадлежностей есть небольшой недостаток — отсутствие интерактивности.
·         Ежедневники, органайзеры и другие печатные материалы. Эти вещи стали очень популярными в последнее время и активно распространяются среди пользователей. На полках книжных магазинов можно легко найти разнообразные ежедневники и блокноты с различными графами для записи. Некоторые из них предлагают удобные инструменты – такие, как «колесо баланса», распределение дел по сферам жизни, бланки для составления генеральных планов, планирование отдыха и многое другое, что значительно упрощает организацию как профессионального, так и личного времени.
·         Электронные органайзеры. Эта категория включает в себя различные электронные календари, которые позволяют создавать мероприятия, устанавливать напоминания, таймеры и многое другое. Такие инструменты значительно упрощают жизнь и организацию личного и рабочего времени для современного человека, так как не всегда возможно запомнить все ежедневные дела.

К числу вспомогательных инструментов тайм-менеджмента относятся:

·         Таймер. Помогает ограничить время на выполнение задач, а также отслеживает рабочие и перерывы.
·         Чек-листы. Используются для поэтапного выполнения сложных задач или проверки ранее достигнутых целей.
·         Ментальные карты. Служат для хранения информации и планирования задач.
·         Электронные таблицы. Популярный инструмент для структурирования данных и планирования.
·         Канбан-доски. Эффективно организуют рабочий процесс и особенно полезны для командной работы.

Кроме того, существуют специальные электронные приложения – такие, как Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker и Notion, которые также могут быть полезны в управлении временем. Здесь очень важно отметить тот факт, что эти инструменты нуждаются с хорошей настройки под конкретную задачу и команду. Но нет ничего более полезного, как отлаженная работа, как пример, в Trello. Это сохранит вам время, деньги и нервы.

«Поедатели времени»

Эти явления также называют «хронофагами», «пожирателями» или «поглотителями времени». Часто нехватка рабочего и личного времени связана с тем, что человек тратит большую часть своего времени на выполнение ненужных дел, которые не приносят никакого полезного результата. К таким занятиям можно отнести времяпрепровождение в телефоне, социальных сетях, а также бездействие, которое не приносит отдыха, а лишь вызывает чувство усталости и разочарования от потраченного впустую времени. Все эти действия можно отнести к хронофагам — занятиям, которые забирают время и силы, но не приносят пользы.
Мы часто замечаем, что когда проводим время без цели, у нас остается ощущение вялой усталости и глубокого неудовлетворения. Что еще более важно, потерянное время невозможно вернуть, а «пустая трата» времени может привести к задержкам в выполнении действительно важных задач. В результате мы начинаем спешить с выполнением срочных дел в последний момент. Однако, к хронофагам относятся не только бесцельные занятия. Также можно выделить другие факторы, влияющие на количество потраченного впустую времени:

·         Бесплановость работы, из-за чего тратится много времени на несущественные дела.
·         Неадекватная оценка собственных возможностей, способностей и скорости выполнения задач.
·         Трудности в самоконтроле и управлении своими потребностями – например, потребностью в еде или отдыхе. Человек может запланировать определенное количество дел на день, но выполнить только треть из них, так как на самом деле требуется больше времени для восстановления сил.
·         Отсутствие мотивации или слабая мотивация к выполнению работы. Приступая к какому-либо делу, полезно задать себе вопрос: «Зачем я это делаю? Какой результат я хочу получить?»

Ответы на перечисленные вопросы могут значительно повлиять на результативность работы и в конечном счете на эффективность выполнения стоящих перед вами задач.